Wykaz archiwów funkcjonujących w Urzędzie Miasta Radzionków
Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Dostęp do aktów prawnych na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych http://isap.sejm.gov.pl/
Komórka organizacyjna
Wydział Organizacyjny
pokój nr 10, I piętro
tel. 32 388 71 20
tel. 32 289 07 27
faks 32 289 07 20
adres e-mail um@radzionkow.pl
Zadania
Do zadań archiwum zakładowego należy:
- przyjmowanie dokumentacji:
- spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustala i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
- na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
- elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość nie skopiowano do systemu EZD,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisarycznym brakowaniu,
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
Podstawa prawna: Załącznik Nr 6 (Instrukcja archiwalna) § 5 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze sprost.).
Zasoby
W archiwum zakładowym Urzędu Miasta przechowywane są dokumenty wytworzone przez wszystkie komórki organizacyjne funkcjonujące w Urzędzie od 1 stycznia 1998 roku oraz dokumenty przejęte z Księżogórskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. w likwidacji.
Sposób udostępnienia
Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.
Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
- datę;
- nazwę wnioskującego;
- wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
- informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała;
- dat skrajnych dokumentacji;
- informację o sposobie udostępnienia;
- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
- w przypadku osób spoza podmiotu:
- cel udostępnienia,
- uzasadnienie.
Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy.
Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.
Archiwa podręczne:
- archiwum ksiąg Stanu Cywilnego (akty urodzeń) od roku 1916-1975 oraz od roku 1998 do nadal,
- archiwum ksiąg Stanu Cywilnego (akty ślubów i zgonów) od roku 1936-1975 oraz od roku 1998 do nadal,
- archiwum Referatu Spraw Obywatelskich (ewidencja ludności i ewidencja dowodów osobistych)
Metadane | Drukuj | Historia zmian |
Metadane
Źródło informacji: | Ewa Jenczek-Kamińska Archiwista Zakładowy |
Data utworzenia: | 2012-01-27 00:00:39 |
Wprowadził do systemu: | Ilona Loch |
Data wprowadzenia: | 2012-01-27 07:50:34 |
Opublikował: | Ilona Loch |
Data publikacji: | 2012-01-27 08:42:40 |
Ostatnia zmiana: | 2022-12-01 12:54:18 |
Ilość wyświetleń: | 6943 |